Mengapa compliance management dibutuhkan?
Saat ini, di Indonesia kita sering mengalami perubahan terhadap peraturan dan perundangan. Sebagai reaksi atas fenomena ini, organisasi perlu mencari cara yang efektif dan efisien untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan perundangan yang berlaku. Selain memastikan kepatuhan terhadap peraturan pemerintah, organisasi juga memiliki peraturan internal yang harus dipatuhi. Peraturan internal tersebut pun rentan untuk berubah karena organisasi harus mampu fleksibel menghadapi tantangan yang ada. Hal-hal itulah yang menjadi dasar mengapa compliance management (manajemen kepatuhan) dipandang penting untuk diterapkan oleh suatu organisasi.
Apa yang dimaksud dengan compliance?
Banyak persepsi negatif bahwa compliance merupakan kebijakan yang dapat menghambat produktivitas organisasi. Padahal, sasaran dari penerapan compliance management adalah untuk mendeteksi adanya tindak hukum pidana, mencegah kesalahan, meminimalkan dampak yang terjadi akibat suatu isu, melakukan tindakan perbaikan agar suatu masalah tidak terjadi kembali, dan mengontrol proses yang dilakukan (Benedik, 2012). Pada dasarnya, compliance management membantu organisasi beroperasi dengan lebih baik dengan adanya temuan-temuan yang dapat menjadi peluang peningkatan bagi organisasi.
Apa saja prinsip dalam penerapan compliance management?
Berdasarkan kajian NPCL, terdapat 4 kategori besar dalam prinsip compliance. Keempat prinsip itu adalah sebagai berikut:
- Menetapkan rencana/program dalam implementasi compliance
Sebelum menerapkan compliance management, organisasi harus melakukan perencanaan terlebih dahulu. Perencanaan program compliance yang dilakukan oleh organisasi sebaiknya melebur terhadap budaya, etos kerja, dan sasaran organisasi. Perencanaan tersebut juga mempertimbangkan faktor risiko-risiko yang mungkin terjadi. Selain itu, rencana implementasi compliance harus dinamis terhadap proses dan dikembangkan agar dapat dimodifikasi dan fleksibel jika terjadi perubahan. Dalam perencanaan ini, organisasi juga harus mengidentifikasi seluruh regulasi yang berlaku dan relevan terhadap organisasi tersebut. Setelah perencanaan tersebut dibuat, pimpinan harus mendukung pelaksanaannya secara penuh dan menetapkan akuntabilitas terhadap implementasi compliance di organisasi. Rencana yang sudah dibuat dan disepakati tersebut haruslah diimplementasikan secara adil dan merata di seluruh jajaran organisasi
- Menetapkan struktur dan sistem kendali
Penerapan atau implementasi compliance management harus diawasi dan dikendalikan oleh personel senior serta didukung oleh tanggung jawab setiap personel. Dalam pengendalian implementasi ini, organisasi harus melakukan due diligence (uji tuntas) untuk mencegah delegasi wewenang kepada orang yang memiliki kecenderungan untuk terlibat dalam kegiatan illegal. Organisasi harus selalu membudayakan implementasi compliance dalam organisasi.
- Mengomunikasikan dan melakukan pelatihan terkait compliance
Kebijakan organisasi dalam implementasi compliance harus dikomunikasikan kepada seluruh jajaran organisasi. Salah satu bentuk komunikasi yang paling efektif adalah memberikan pelatihan kesadaran terkait compliance. Apabila diperlukan, komunikasi dan pelatihan tersebut dapat disesuaikan dengan peran dan tanggung jawab masing-masing personel.
- Merespons pelanggaran
Respons terhadap pelanggaran compliance harus dilakukan secara proaktif. Pelanggaran tersebut harus diinvestigasi, dievaluasi, dan dilaporkan. Dengan mempertimbangkan pelanggaran yang dilakukan, pelanggaran tersebut dapat dilaporkan kepada pihak eksternal yang berwenang. Seluruh pelanggaran tersebut harus dievaluasi sebagai peluang peningkatan organisasi.
Apa saja manfaat dalam penerapan compliance management?
Manfaat dalam penerapan compliance management antara lain adalah sebagai berikut:
- Membantu meminimalkan risiko
- Memastikan keamanan sistem
- Membantu proses asesmen dalam berbagai bidang
Referensi:
www.uni-obuda.hu
